Concetti generali
Da serviziogestionale.
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L'ERP è un sistema per controllare la realtà aziendale ed i suoi processi
NebulaERP consente di rappresentare la realtà aziendale, nella sua dinamica, sotto vari punti di vista.
L'inserimento di un'informazione nell'ERP corrisponde al riconoscimento di qualcosa che accade (es. la ricezione di merce) o esiste realmente (es. la rilevazione di un asset); o qualcosa che si vuol far accadere (es. un ordine d'acquisto). Si può dire che l'ERP contiene una proiezione virtuale dell'azienda.
Più precisamente, l'ERP contiene più rappresentazioni della stessa azienda, ciascuna più dettagliata per certi aspetti e meno per altri. Ciascuna corrisponde ad un diverso ruolo aziendale. Per esempio, il commerciale, attento alla cura delle relazioni con i clienti, troverà spazio e funzionalità adeguate a supporto del proprio lavoro, tracciando gli eventi nel CRM incorporato. Di questi eventi, un addetto agli acquisti sarà interessato solo per quanto riguarda l'assegnazione di beni e servizi richiesti dai clienti, mentre non ha interesse alle informazioni riguardanti la trattativa che ha portato a tali ordini. NebulaERP si presenta ai due operatori in modo diverso, sottoponendo all'accesso e all'attenzione di ciascuno le informazioni di propria competenza.
La rappresentazione più astratta ed approssimativa è probabilmente la contabilità, con approccio prevalentemente quantitativo.
Tra di loro le rappresentazioni sono coerenti rispetto ad una logica complessiva di processo. Il fatto che uno stesso dato compaia al posto giusto in ciascuna rappresentazione indipendentemente da quale sia stata usata per inserirlo comporta due cose:
- dal punto di vista logico, ciascun dato ha un suo significato rispetto alla realtà;
- dal punto di vista operativo, viene esaltata la cooperazione degli utenti attraverso l'ERP perché la realtà aziendale che condividono funge da contesto alle informazioni che si scambiano.
Questo concetto si chiama: navigabilità del dato.
Esempio
Un cliente cambia tipo di società, trasformandosi da SRL in SPA, per cui cambia la denominazione sociale. Nella realtà ciò accade in una data ben precisa. Nell'ERP, il commerciale che gestisce i rapporti col cliente individua la scheda anagrafica del cliente ed inserisce la data di variazione e la nuova denominazione sociale.
Analizziamo i mutamenti nella base dei dati gestita dall'ERP. Per cominciare, l'accesso all'Erp è effettuato da una persona che digita un codice identificativo ed una password. Il codice identificativo è un rimando alla rappresentazione di quella persona nell'Erp, cioè un insieme procedure e di dati opportunamente strutturati indicanti: nominativo, posta elettronica, livello di accesso, ruolo. L'Erp è quindi in grado di stabilire il ruolo della persona e garantisce di conseguenza la possibilità, tra l'altro, di modificare i dati identificativi del cliente, in coerenza con il ruolo ed altri criteri di autorizzazione. L'utente, attraverso vari atti di selezione, raggiunge la scheda che visualizza i dati anagrafici del cliente ed effettua l'aggiornamento. L'Erp recepisce l'evento di cambiamento di denominazione sociale a partire dalla data indicata.
In fase di visualizzazione o creazione di un documento in cui compaia la ragione sociale del cliente, l'Erp controllerà la data del documento ed esaminerà la versione della scheda del fornitore in tale data.
Come conseguenza, i documenti presenteranno un'intestazione corretta sulla base della data del documento, qualunque sia il momento di emissione; in particolare, questo vale per le fatture emesse dall'amministrazione e per le buste usate per l'invio, la cui preparazione è demandata alla segreteria. Si noti che il commerciale accederà a funzionalità dell'ERP organizzate in modo da apparire per lui un CRM, mentre il contabile crederà di operare con un comune sistema contabile e la segretaria, ignara del CRM e della contabilità, fruirà della possibilità di estrarre la mailing list per la stampa delle buste interagendo con l'ERP come se vedesse solo gli aspetti logistici.
Workflow o Flusso di Lavoro
Oltre che cose e persone, anche le azioni reali significative in almeno uno dei processi aziendali hanno un loro corrispondente in NebulaERP. Per esempio, quando un addetto alle vendite recepisce l'accettazione di un preventivo da parte del cliente, può trasformare con un solo click il preventivo in un'ordine confermato ed innescare il processo di acquisto o produzione o erogazione dei servizi richiesti.
Esempi di mappatura tra realtà ed ERP
| Realtà | ERP | |
|---|---|---|
| Cliente, prospect, contatto, fornitore, collaboratore, sede | ⇔ | Anagrafiche |
| Impianti, cespiti, asset | ⇔ | Asset |
| Beni, servizi e loro raggruppamenti (kit, progetti) o scomposizioni (distinte base) | ⇔ | Articoli |
| Problemi, richieste, service tickets | ⇔ | Richieste |
| Da farsi, impegni, appuntamenti, consulenze, assistenze, interventi | ⇔ | Interventi |
| Offerte, ordini, fatture, resoconti, documenti di trasporto, note di credito | ⇔ | Documenti |
| Accordi a tempo o a pacchetto | ⇔ | Contratti |
| Accordi a risultato su preventivo | ⇔ | Ordini |
| Accordi a risultato su progetto | ⇔ | Ordini |
